トークノート株式会社（以下、「当社」という。）は、社内SNS事業を行っております。
当社は、当社の事業の用に供するすべての個人情報を適切に取扱うため、当社全従業者が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。
個人情報の取り扱い及び、開示関係に関しましては、下記の窓口にご連絡いただければ対応させていただきます。（個人情報保護法及びJISに基づく公表事項及び本人が容易に知り得る状態に置く事項)
弊社は、以下の情報を、個人情報として厳重にお取り扱いさせていただきます。
＊ 上記利用目的において、「ご契約内容を適切に管理するため」としているのもは、「契約に入る前の段階における利用」と「契約終了後における利用」を含みます。
＊ お客様の書き込みをした情報は開示対象個人情報ではございません。
・「個人情報苦情及び相談窓口」(末尾に記載)
・現在当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者ではございません。
(1) 開示等の求めの申し出先
・「個人情報苦情及び相談窓口」(末尾に記載)
(2) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
下記を当社「個人情報苦情及びご相談窓口」までご送付ください。できる限り迅速に対応いたします。
a) 当社指定の「開示等の求め申請書」お手元にない場合は、ご連絡ください。こちらからお送りいたします。
b) 本人確認書類
1) ご本人によるお申し込みの場合
・本人の公的証明書（写し）
2) 代理人によるお申し込みの場合
下記の書類のうち該当するもののすべて。
1 親権者(または未成年被後見人)の場合
・本人の住所・本籍を確認できる公的証明書のコピー
・戸籍謄本(全部事項証明)1通のコピー
・代理人の住所・本籍を確認できる公的証明書のコピー
2 成年後見人(成年被後見人の法定代理人)の場合
・本人の住所を確認できる公的証明書のコピー
・「登記事項証明書」1通のコピー(本人の法定代理人であることがわかるもの。)
・代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー
3 委任状による代理人の場合
・本人の印鑑証明書のコピー
・当社指定の委任状(本人の印鑑証明書で使用している印鑑を捺印したもの)
(当社指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。)
・代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー(弁護士の場合は登録番号でも可)
※「公的証明書」とは、運転免許証、各種健康保険証・年金手帳等、写真付き住民基本台帳カード、旅券(パスポート)、外国人登録証明書、印鑑登録証明書、住民票の写し、戸籍謄本・抄本、外国人登録原票の 写し などを言います。
※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみご送付下さい。
・当個人情報は、本人からの開示等の求めに応じるために利用いたします。
・ご提示いただく本人確認書類によっては、本籍地等特定の機微な個人情報を取得することがあります。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の求めに応じられない場合がございます。
・その他、当社の個人情報の取扱いについては以下の当社のホームページをご覧下さい
c) 手数料
「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として1,000円いただきます。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。
上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の求めがなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。
※注意事項
・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の求めにお答えできない場合がございます。
・内容により、お時間をいただく場合がございます。
・開示等の求めにともない収集した個人情報は、開示等の求めの必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。
・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。
※「開示対象個人情報」とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。詳しくは、「個人情報苦情及びご相談窓口」までご連絡ください。
弊社は、本サイトにユーザー登録していただく際に個人情報を取得させていただきます。その際は、利用目的をできる限り特定した上、予めお客様の同意を得た場合、および法令により例外とされる場合を除き、利用目的の範囲内でのみ、個人情報を取り扱います。
弊社は、個人情報を取得する際には、適正な手段で取得するものとし、法令により例外とされる場合を除き、利用目的を、あらかじめ公表するか、取得後速やかにお客様に通知または公表します。ただし、お客様から書面（電磁的記録を含みます）で直接取得する場合には、あらかじめ明示します。
弊社では、お客様の個人情報を下記の範囲、利用目的の達成に必要な範囲で利用させていただきます。
弊社では、個人情報の取扱の全部又は一部を委託する場合はその取扱を委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。
また、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供する事はありません。
弊社では、お預かりした個人情報を、プリントアウト等一切せず、すべてサーバー内において管理するものとします。かつ、当該サーバーはパスワードロックします。個人情報は、すべてデータベースに蓄積し、メールアドレス等重要な情報の通信は暗号化するものとします。
弊社では、お預かりした個人情報について、漏洩、滅失、毀損等がないように適切に管理いたします。
弊社では、個人情報について開示対象個人情報の開示、又は訂正、追加、削除、利用の停止、第三者への提供の禁止をご本人様の申し出により請求することが可能です。その場合は下記のお問い合わせ先までご連絡ください。なお、その場合ご本人確認をさせていただきます。
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弊社では、個人情報の取扱及び当社が保有する開示対象個人情報について、適宜見直し、必要に応じて改善することがございます。
内部監査室 室長（連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」